Kirjanpidon ulkoistaminen: milloin se kannattaa?

Kirjanpidon ulkoistaminen tilitoimistolle kannattaa, kun yrityksesi tositemäärä kasvaa, tarvitset palkanlaskentaa tai haluat keskittyä ydinliiketoimintaan kirjanpidon sijaan. Osakeyhtiölle ulkoistaminen on käytännössä välttämätöntä, pienelle toiminimelle se on valinta.

Moni yrittäjä aloittaa kirjanpidon itse. Alussa se toimii: muutama lasku kuussa, yksinkertainen tiliöinti. Mutta yrityksen kasvaessa kasvavat myös vaatimukset. ALV-ilmoitukset, tilinpäätös, palkanlaskenta ja verosuunnittelu vaativat osaamista, jota harvalla yrittäjällä on. Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin kirjanpidon ulkoistaminen on järkevää, mitä se maksaa ja milloin voit hyvin hoitaa kirjanpidon itse.

Mitä kirjanpidon ulkoistaminen tarkoittaa?

Kirjanpidon ulkoistaminen tarkoittaa, että tilitoimisto hoitaa yrityksesi taloushallinnon kokonaan tai osittain. Käytännössä tilitoimisto tekee sinun puolestasi:

• Tiliotteiden tiliöinti ja tositteiden käsittely
• Myynti- ja ostolaskujen kirjaaminen
• ALV-ilmoitukset ja kausiveroilmoitukset
• Tilinpäätöksen laatiminen
• Veroilmoituksen ja yhteisöveron laskenta
• Kuukausiraportointi: tuloslaskelma ja tase

Sinulle jää tositteiden toimittaminen (kuitit, laskut, sopimukset), liiketoiminnan päätökset ja pankkivaltuutusten antaminen tilitoimistolle. Suurin osa yrittäjistä käyttää ulkoistamisen jälkeen kirjanpitoon alle tunnin kuukaudessa.

Tutustu kirjanpitopalveluihimme →

Milloin kirjanpidon ulkoistaminen kannattaa?

Osakeyhtiö: käytännössä aina

Osakeyhtiön kirjanpito on aina kahdenkertaista, ja tilikauden päätteeksi on laadittava tilinpäätös, tase-erittelyt ja liitetiedot. Lisäksi osakeyhtiössä pitää optimoida palkka-osinko-yhdistelmä ja seurata nettovarallisuutta. Nämä vaativat kirjanpitäjän ammattitaitoa.

Esimerkki: Henna perustaa konsulttiyrityksen osakeyhtiönä ja päättää hoitaa kirjanpidon itse Kitsas-ohjelmistolla. Ensimmäiset kuukaudet sujuvat, koska tapahtumia on vähän. Kun hän palkkaa ensimmäisen työntekijän, tulevat mukaan palkat, työnantajamaksut, TyEL-ilmoitukset ja vuosi-ilmoitukset. Tilinpäätöstä varten hän tarvitsee tase-erittelyt ja liitetiedot, joita hän ei osaa laatia. Lopulta tilitoimisto tekee tilinpäätöksen ja korjaa samalla kirjausvirheitä. Korjaustyö maksaa enemmän kuin koko vuoden ulkoistaminen olisi maksanut.

Toiminimi: kun rajat alkavat ylittyä

Toiminimen kirjanpito voi olla yhdenkertaista, ja se onnistuu itse pienellä tositemäärällä. Ulkoistamista kannattaa harkita, kun:

• Kuukausittaisia tositteita on yli 20-30 kappaletta
• Liikevaihto lähestyy kahdenkertaisen kirjanpidon rajoja (200 000 €)
• Palkkaat ensimmäisen työntekijän
• ALV-asioissa tulee virheitä tai epävarmuutta
• Kirjanpitoon kuluu yli 3-4 tuntia kuussa

Vaihtoehtoiskustannus ratkaisee

Helpoimmillaan päätös on laskukysymys. Jos laskutat asiakkailta 80 euroa tunnilta ja käytät kirjanpitoon 5 tuntia kuussa, menetät 400 euroa laskutettavaa työtä. Tilitoimiston 200 euroa kuussa on silloin selvä säästö.

Esimerkki: Tuomas on sähköurakoitsija, joka laskuttaa 75 euroa tunnilta. Hän käyttää kirjanpitoon ja ALV-ilmoituksiin 6 tuntia kuussa, eli menettää 450 euroa laskutettavaa työtä. Tilitoimisto hoitaisi saman 220 eurolla kuussa. Vuositasolla ero on (450 - 220) × 12 = 2 760 euroa Tuomaksen hyväksi.

Mitä kirjanpidon ulkoistaminen maksaa?

Taloushallinnon ulkoistamisen hinta riippuu tositemäärästä, palkanlaskennasta, liikevaihdon koosta ja toimialasta. Mandaatin tyypilliset kuukausihinnat:

Yritys	Tyypillinen tilanne	Kuukausihinta
Aloittava toiminimi	Vähän tositteita, ei palkanlaskentaa	80–130 €/kk
Pieni osakeyhtiö, 2 työntekijää	Palkanlaskenta mukana, maltillinen tositemäärä	150–350 €/kk
Kasvava osakeyhtiö, liikevaihto n. 1 milj. €	Enemmän tositteita ja palkkoja, laajempi taloushallinto	300–650 €/kk

Hinnat koskevat juoksevaa kuukausikirjanpitoa. Kuukausihintaan sisältyvät kuukausittainen kirjanpito, kausiveroilmoitukset ja ALV-raportointi, tuloslaskelma ja tase, oma kirjanpitäjä, neuvonta sekä sähköinen taloushallintojärjestelmä.

Tilinpäätös ja veroilmoitus hinnoitellaan erikseen, koska ne tehdään kerran tilikaudessa.

Vertaile hintoja aina samalla sisällöllä. Osa tilitoimistoista ilmoittaa kuukausihinnan, johon tilinpäätös sisältyy, osa ei. Kysy aina, kummasta on kyse.

Katso kirjanpidon hinnoittelu →

Miten kirjanpidon ulkoistaminen käytännössä tapahtuu?

Siirtymä tilitoimistolle sujuu yleensä muutamassa viikossa. Prosessi etenee näin:

1. Tarjouspyyntö ja palvelun määrittely Kerro tilitoimistolle yhtiömuoto, liikevaihto, tositemäärä ja tarvitsetko palkanlaskentaa. Näiden tietojen perusteella saat tarjouksen. Lue lisää: tilitoimiston valinta.

2. Ohjelmiston valinta Tilitoimisto auttaa valitsemaan sähköisen taloushallinnon ohjelmiston. Mandaatilla vaihtoehtoja ovat Netvisor, Procountor ja Fennoa.

3. Aineiston siirto Edellisen tilikauden kirjanpitoaineisto ja avointen kausien tositteet siirretään uuteen järjestelmään. Jos vaihdat tilitoimistoa, edellinen tilitoimisto luovuttaa aineiston.

4. Käyttöoikeudet ja valtuutukset Tilitoimisto tarvitsee pankin tiliotteet (automaattisyöttö) ja Katso/Suomi.fi-valtuutuksen viranomaisasiointia varten.

5. Ensimmäinen kuukausi Kirjanpitäjä tiliöi tositteet, tarkistaa avoimet erät ja lähettää ensimmäisen kuukausiraportin. Tämän jälkeen rutiini on käynnissä.

Ulkoistaminen onnistuu myös kesken tilikauden. Tilitoimisto kirjaa kuluneen tilikauden tapahtumat ja jatkaa siitä eteenpäin.

Milloin kirjanpidon EI tarvitse ulkoistaa?

Rehellisyyden nimissä: kaikki yritykset eivät tarvitse tilitoimistoa. Itse tekeminen voi toimia, kun:

• Olet pieni toiminimiyrittäjä ja pidät yhdenkertaista kirjanpitoa
• Kuukausittaisia tositteita on alle 10-15
• Sinulla ei ole työntekijöitä eikä palkanlaskentaa
• Käytät kirjanpito-ohjelmistoa, joka hoitaa ALV-laskennan automaattisesti
• Kirjanpitoon kuluu enintään 1-2 tuntia kuussa

Tässäkin tapauksessa suosittelemme, että tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tarkistaa ammattilainen. Virheellinen tilinpäätös voi johtaa veroseuraamuksiin, ja korjaaminen jälkikäteen maksaa enemmän kuin ennaltaehkäisy.

Esimerkki: Riikka on sivutoiminen graafinen suunnittelija, joka laskuttaa 2 000 euroa kuussa toiminimellä. Hänellä on kuukaudessa 5-8 laskua ja muutama kulukirjaus. Riikka hoitaa kirjanpidon Holvi-palvelulla ja toimittaa aineiston tilitoimistolle kerran vuodessa tilinpäätöstä varten. Tämä yhdistelmä toimii hyvin ja maksaa vain 200-300 euroa vuodessa.

Yhteenveto

Kirjanpidon ulkoistaminen on järkevää, kun oman ajan arvo ylittää tilitoimiston hinnan tai kun yrityksen taloushallinto vaatii ammattiosaamista. Osakeyhtiölle ulkoistaminen on käytännössä välttämätöntä. Toiminimiyrittäjä voi aloittaa itse ja ulkoistaa sitten, kun yritys kasvaa.

Mandaatilla kuukausihintaan kuuluvat juokseva kirjanpito, ALV-ilmoitukset ja kuukausiraportointi. Teemme myös tilinpäätöksen ja veroilmoituksen, jotka hinnoitellaan erikseen. Voit valita kolmesta ohjelmistosta ja saat kirjanpitäjän, joka tuntee toimialasi.

Pyydä tarjous kirjanpidolle →